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Productividad visual: trabajar con eficiencia

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Aumentar la productividad en el trabajo es un objetivo fundamental para muchos profesionales. Sin embargo, no siempre se percibe que el secreto puede estar en la forma en que visualizamos nuestras tareas diarias. Con las tecnologías digitales actuales, tenemos a nuestra disposición herramientas y recursos que pueden transformar nuestro enfoque en relación al trabajo. Adoptar prácticas de productividad visual es crucial para optimizar la eficiencia en el entorno laboral.

El poder de las herramientas visuales

Las herramientas visuales, como gráficos, mapas mentales y diagramas de flujo, tienen un impacto significativo en la forma en que procesamos información. Ayudan a simplificar datos complejos y permiten visualizar claramente los próximos pasos en cualquier proyecto. Para quienes buscan trabajar de manera eficiente, estas herramientas son indispensables, pues contribuyen a la organización y priorización de tareas.

Además, algunas herramientas en línea posibilitan la conversión de documentos en diferentes formatos. Por ejemplo, convertir PDF a Word permite llevar a cabo una edición rápida y sencilla. Esto no solo mejora la claridad y eficiencia en el trabajo, sino que también ahorra tiempo y esfuerzo considerables al permitir que los documentos sean modificados sin la necesidad de recreación manual.

La implementación de estas herramientas visuales se traduce en una gestión más eficaz del tiempo y recursos. Al visualizar las tareas y proyectos, se puede identificar rápidamente cualquier área que necesite atención adicional. Además, el uso de representaciones visuales ayuda a todos los involucrados a tener una comprensión común de los objetivos y expectativas, reduciendo así malentendidos y conflictos.

Mapas visuales para una mejor comprensión

El mapeo visual es una técnica eficaz para entender y organizar pensamientos e ideas. Crear un mapa visual de un proyecto puede ayudar a identificar áreas de enfoque, distribuyendo las tareas de manera lógica y secuencial. Esta metodología no solo mejora la gestión del tiempo sino que también mantiene al equipo alineado con los objetivos del proyecto.

En un entorno colaborativo, compartir mapas visuales garantiza que todos los miembros del equipo comprendan claramente lo que se espera de ellos. Además, al hacer la información compleja más accesible, el mapeo visual facilita la comunicación y la toma de decisiones. Esta práctica es esencial para mejorar la productividad y evitar malentendidos que puedan causar retrasos.

Además, el uso de mapas visuales permite la revisión constante del progreso. Con actualizaciones regulares, el equipo puede identificar rápidamente cualquier desviación de la planificación inicial, lo que ofrece una oportunidad para realizar ajustes antes de que se conviertan en problemas graves. Este tipo de revisión continua es particularmente valiosa en proyectos de larga duración donde la flexibilidad y adaptabilidad son clave para el éxito.

Integración de herramientas digitales

Para quienes desean maximizar su productividad, integrar herramientas digitales en su flujo de trabajo es fundamental. Utilizar software de productividad no solo automatiza parte del proceso, sino que también permite centralizar información importante en un solo lugar. Esto es especialmente relevante en un contexto donde la sobrecarga de información es constante.

Herramientas como calendarios digitales, aplicaciones de gestión de tareas y plataformas de colaboración ofrecen una visión clara de las obligaciones diarias. Esto no solo ayuda a priorizar las tareas más urgentes sino que también proporciona una sensación de logro al completar tareas a lo largo del día. Integrando estas herramientas diariamente, es posible transformar cómo gestionamos nuestro tiempo y energía.

Estrategias visuales para mejorar la concentración

Mantener la concentración durante la jornada laboral puede ser un desafío, especialmente ante tantas distracciones. Sin embargo, el uso de estrategias visuales puede ayudar a mantener el enfoque y la eficiencia. Estimar visualmente el tiempo necesario para completar una tarea, por ejemplo, puede ayudar a mantener la motivación y prevenir la procrastinación.

Colocar recordatorios visuales en el espacio de trabajo, como una lista visible de tareas o un horario diario, puede actuar como un recordatorio constante de los objetivos a alcanzar. Este tipo de organización visual es una técnica eficaz para garantizar que el tiempo se utilice de manera eficiente. Al tener una clara representación de las tareas pendientes, resulta más sencillo concentrarse en una cosa a la vez y evitar el desvío hacia distracciones innecesarias.

También es beneficioso establecer un entorno de trabajo que favorezca la concentración. Crear un espacio ordenado y libre de desorden, junto con la utilización de elementos visuales que promuevan la calma, puede influir positivamente en la productividad. 

Por ejemplo, el uso de colores específicos en el entorno puede impactar el ánimo y la energía de las personas, mejorando así su capacidad de concentración. Un entorno visualmente atractivo no solo ayuda en la concentración, sino que también puede hacer que la jornada laboral sea más agradable.

Adaptación al entorno de trabajo

Adaptar el entorno de trabajo para apoyar la productividad visual es un paso indispensable. Esto implica organizar el espacio físico de forma que promueva la claridad mental y reduzca las distracciones. Asegurarse de que el entorno esté libre de desorden y que las herramientas necesarias sean fácilmente accesibles puede hacer una diferencia significativa en la eficiencia del trabajo.

Además, el entorno digital también debe estar organizado. Mantener una estructura clara de carpetas y archivos digitales facilita encontrar documentos importantes cuando sea necesario. Esta organización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el estrés asociado a la búsqueda de información en medio de un caos digital.

Técnicas avanzadas de productividad visual

Explorar técnicas avanzadas de productividad visual puede llevar a un nuevo nivel de eficiencia en el trabajo. Invertir en software de diseño gráfico o herramientas de edición de documentos, por ejemplo, permite crear presentaciones visualmente impactantes y reportes de fácil comprensión. La capacidad de transformar datos en visualizaciones atractivas no solo mejora la comprensión, sino que también aumenta el impacto de la información presentada.

Además, la colaboración en tiempo real en plataformas visuales promueve la innovación y la creatividad. Herramientas que permiten que equipos trabajen juntos en proyectos visuales, independientemente de su ubicación, amplían las posibilidades de brainstorming y desarrollo de ideas. Este tipo de colaboración no solo mejora la productividad, sino que también fortalece el espíritu de equipo y la cohesión.

Implementar estas técnicas de productividad visual transforma no solo cómo trabajamos, sino que también mejora la calidad del trabajo producido. Al adoptar estas prácticas, es posible alcanzar un nivel más alto de eficiencia y satisfacción en el trabajo diario.

 

23 atajos para optimizar tu flujo de trabajo con Canva

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Canva se ha convertido en una herramienta de diseño fundamental para millones de particulares y empresas a la vez. Ofrece una plataforma fácil de usar para crear diseños con un aspecto cada vez más profesional.

Conocer algunos atajos sencillos puede hacer que tu experiencia con la herramienta sea aún más fluida y ahorrarte mucho tiempo.

Aquí tienes 23 atajos para optimizar tu flujo de trabajo con Canva.

Puedes descargar el PDF de los atajos,  creada con la herramienta MindMeister, haciendo clic sobre la imagen  aquí abajo.

 

Estrategia: descubre la rueda de los futuros

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En un contexto de incertidumbre y cambios cada vez más intensos, es particularmente útil explorar las consecuencias de ciertos cambios con el fin de adaptar nuestra estrategia. Las consecuencias de un cambio disruptivo se propagan como una onda, afectando múltiples ámbitos de manera directa e indirecta. La rueda de futuros, inventada por el futurólogo Jerome Clayton Glenn (bajo el nombre de «Future Wheel»), es una poderosa herramienta visual que permite, a través de una exploración estructurada y no lineal, visualizar y analizar las consecuencias de un evento o un cambio. Te propongo que la descubras aquí.

La rueda de futuros es una herramienta visual particularmente útil en gestión del cambio, estrategia y prospectiva.

La rueda de futuros se utiliza principalmente para:

  • Explorar el posible impacto de tendencias, eventos o cambios
  • Evaluar una decisión de lanzar o no un proyecto, teniendo en cuenta los impactos
  • Construir planes preventivos para limitar los riesgos relacionados con un cambio

¿Cómo funciona?

Te propongo combinar el método de Glenn con el método simple y eficaz del mapa de burbujas o «bubble map». Este método de mapeo, utilizado, entre otras herramientas, en mis talleres de visual thinking, es particularmente adecuado para la rueda de futuros debido a la forma circular de cada elemento, ideal para irradiar de manera circular alrededor del tema central, tal como lo había imaginado Jérôme Glenn cuando inventó la rueda de futuros. Cuanto más alejados del centro estén los impactos, más indirectos serán.

1 . Elegir el tema central del mapa, que señala un cambio o una tendencia observada

  1. Explorar las consecuencias directas (nivel 1): los eventos o consecuencias que se derivan directamente del término central se colocan alrededor de este y se conectan mediante flechas o líneas simples.
  2. Explorar las consecuencias indirectas (nivel 2 y más allá). Las flechas o líneas que conectan las consecuencias directas e indirectas ilustran las relaciones de causa-efecto. Se puede ir hasta varios niveles de consecuencias a medida que nos alejamos del centro. Sin embargo, tenga cuidado de no complicar demasiado el visual, ya que corre el riesgo de perder claridad y legibilidad.
  3. Visualización y análisis: El análisis de la rueda del futuro permite identificar los impactos potenciales y desarrollar estrategias.

Un ejemplo concreto.

A continuación, se muestra una rueda de futuros sobre el tema del uso cada vez más frecuente de la IA por parte de los alumnos y estudiantes.

La primera versión explora los impactos sin establecer categorías.

La segunda versión está estructurada por ámbitos de impacto.

Ventajas y limitaciones

La rueda de futuros es una herramienta visual simple y accesible, que estimula el pensamiento sistémico y facilita la visualización de escenarios complejos. Sus principales fortalezas son su sencillez de uso y su capacidad para fomentar una visión global. Lejos de las herramientas de lluvia de ideas no estructuradas, fomenta una primera clasificación de las ideas.

Sin embargo, la rueda de futuros también presenta algunas limitaciones. La complejidad puede aumentar rápidamente, haciendo que la herramienta sea difícil de manejar. Por lo tanto, te recomiendo que evites ir más allá del tercer nivel dde profundidad. Además, la calidad del análisis depende en gran medida de la relevancia de los juicios, siendo el contenido del mapa obtenido más importante que su apariencia para que sea una herramienta útil. Por último, existe el riesgo de una simplificación excesiva de las relaciones causales y de las diferentes consecuencias previstas.

 

Interactuar con la IA ahora puede comenzar con papel, lápiz… o un mapa mental

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La inteligencia artificial está constantemente ampliando los límites de la interacción entre el hombre y la máquina. La «multimodalidad» ahora permite extraer información de notas escritas a mano. Este avance abre nuevas perspectivas para la creación de mapas mentales. Exploremos esto aquí.

Pixtral: La IA que descifra tus bocetos

El unicornio francés Mistral, especializado en IA, lanzó recientemente Pixtral, un modelo de código abierto capaz de analizar imágenes proporcionadas por los usuarios. Esta inteligencia artificial, accesible gratuitamente a través del portal Le Chat, ofrece posibilidades fascinantes. Decidí probar su capacidad para ver e interpretar un mapa mental rápidamente esbozado en papel.

Paso a paso: Del mapa en papel al análisis de IA

1. Creación de un mapa mental simple sobre papel

Al principio de un reciente curso de Visual Thinking para gerentes, utilicé un mapa mental simple (Bubble map) para recopilar las expectativas de los participantes. Este método simple y eficaz permite capturar rápidamente las aportaciones del grupo.

2. Interacción con la IA  Pixtral

Entré en Mistral y seleccionando el modelo de lenguaje Pixtral.

 

Luego, envié una foto de este mapa a Pixtral, preguntando: «¿Podrías leer este mapa mental y enumerar, respetando la jerarquía de la información, los elementos de este mapa que representan las expectativas de los participantes al comienzo de una formación?»

La respuesta de Pixtral, presentada a continuación, demuestra su capacidad para extraer los temas principales del mapa:

Aunque prometedora, la capacidad de Pixtral para reconocer perfectamente la jerarquía entre los temas aún necesita mejoras.

3. Transformación en un mapa mental digital

Para ir más allá, le pedí a Pixtral que generará el código OPML de la lista obtenida. Luego:

  • Copié este código en un editor de texto simple
  • Guardé el archivo con la extensión .opml
  • Importé este archivo a XMind para generar un nuevo mapa mental digital

Conclusiones y perspectivas

Esta experiencia ilustra una verdadera revolución: la posibilidad de  interactuar con la IA a través de un croquis se convierte en realidad.

Las herramientas de inteligencia artificial multimodal como Pixtral ahora son capaces de interpretar diversas formas de notas manuscritas (textos, listas, diagramas, mapas mentales), abriendo el camino a nuevas interacciones para desarrollar información.

Es sorprendente que los principales editores de software de mapas mentales aún no hayan integrado esta innovación. Sin embargo, es muy probable que esta funcionalidad esté pronto disponible en sus herramientas.

Cabe señalar que otras IAs, como ChatGPT o Claude, también ofrecen capacidades similares de interpretación de mapas mentales a mano, ampliando así las posibilidades de interacción entre el mundo analógico y digital.

Este avance promete transformar la forma en que capturamos, organizamos y procesamos la información, combinando la flexibilidad del papel con el poder de la IA.

Captura gráfica de la charla de Jorge Bosch (cosasdefreelance.com)

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El pasado 6 de marzo de 2024, tuve el privilegio de asistir al evento After Malt & «TED» Talk, celebrado en las instalaciones de Wayra en Madrid. Este encuentro, organizado por Malt, marketplace de renombre, en España y Europa, donde se congregan expertos freelance, y Wayra, el hub de innovación abierta de Telefónica, contó con la participación de Jorge Bosch, fundador de Cosasdefreelance.com.

Jorge compartió sus vivencias en el mundo freelance, ofreciendo una charla fascinante titulada «10 aciertos y 3 errores como freelance».

Aquí arriba puedes descubrir la sketchnote que dibujé en tiempo real durante la ponencia, con las estrategias clave y buenas prácticas recomendadas por Jorge Bosch para triunfar como profesional independiente.

Design Thinking y Visual Thinking

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A menudo me preguntan cuáles son las diferencias entre el pensamiento de diseño y el Visual Thinking, que parecen muy similares. Ambos se utilizan cada vez más para estimular la innovación y la creatividad dentro de las organizaciones. Ponen al ser humano en el centro y fomentan el trabajo colaborativo. Promueven un pensamiento «fuera de la caja» basado en representaciones gráficas y visuales.

Estos dos enfoques se distinguen por su proceso y su finalidad. El Design Thinking es un proceso iterativo que busca entender a los usuarios, cuestionar las hipótesis, redefinir los problemas y crear soluciones innovadoras que se pueden prototipar y probar. Es un enfoque analítico que sigue etapas sucesivas, desde la comprensión de las necesidades del cliente hasta el diseño y la prueba de soluciones innovadoras. Además, el pensamiento de diseño está empezando a dar lugar a títulos universitarios dedicados (por ejemplo, la d.school de Stanford), mientras que el Visual Thinking aún no está representada en los currículos académicos.

Por otro lado, el Visual Thinking es un enfoque más intuitivo que utiliza métodos y herramientas visuales para hacer el trabajo en grupo más fácil y eficaz. Su objetivo es captar, organizar, entender y memorizar ideas e información, estimular la creatividad y la participación de todos, y ofrecer visibilidad y legibilidad. El Visual Thinking no sigue necesariamente un proceso lineal, sino que utiliza todos los recursos cognitivos «visuales» para pensar, entender, aprender, memorizar y comunicar mejor.

Aunque el pensamiento de diseño y lel Visual Thinking  comparten muchos puntos en común, especialmente la importancia que dan al ser humano y a la colaboración, se distinguen por su proceso y su finalidad. Al final, se enriquecen mutuamente y son muy complementarios.

Dibujar cómo estrategia de memorización: el poder del Visual Thinking en Educación

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La forma en que aprendemos y retenemos información es un tema de investigación en constante evolución. Un estudio reciente de la Universidad de Waterloo ha arrojado luz sobre un aspecto a menudo pasado por alto del aprendizaje: el pensamiento visual. En este artículo, examinaremos los hallazgos de este estudio y exploraremos cómo el pensamiento visual, en particular el dibujo, puede enriquecer la experiencia educativa.

Lo que dice la investigación

Un estudio realizado por Myra Fernandes, Jeffrey Wammes y Melissa Meade comparó diferentes métodos de aprendizaje, incluyendo la lectura, la escritura y el dibujo. Los resultados mostraron que el dibujo era casi dos veces más efectivo para recordar información que otros métodos. Específicamente, los participantes pudieron recordar el 45% de los términos que habían dibujado, en comparación con solo el 20% de los que habían escrito.  

El dibujo involucra múltiples modalidades de aprendizaje: visual, kinestésica y semántica. A diferencia de otras formas de aprendizaje que suelen ser pasivas, el dibujo es una actividad activa. Obliga a los aprendices a interactuar con la información, descomponerla y reconstruirla de una manera que tenga sentido para ellos.

Este video, en inglés, realizado por la fundación educativa Edutopia, resume los puntos clave de este tema:

 

Ideas para utilizar el Visual Thinking en el aula:

– Cuadernos Ilustrados: animar a los alumnos a dividir sus cuadernos en dos partes: una para las notas escritas y otra para los dibujos y esquemas.

– Mapas Mentales: utilizar mapas mentales para ayudar a los alumnos a organizar sus ideas y crear conexiones entre diferentes conceptos.

– Sketchnoting: animar a los estudiantes a usar el sketchnoting para resumir temas.

– Visualización de datos: integrar ejercicios de visualización de datos simples para ayudar a los estudiantes a comprender mejor los conceptos de manera visual.

En Conclusión

El pensamiento visual y sus herramientas ofrecen un camino prometedor para mejorar el aprendizaje. No solo involucran múltiples modalidades de aprendizaje, sino que también diversifican la pedagogía y fomentan la motivación de los aprendices.

Fuentes:

– The Science of Drawing and Memory (Edutopia) (https://www.edutopia.org/article/science-drawing-and-memory)

– The Surprisingly Powerful Influence of Drawing on Memory (Estudio) (https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0963721418755385)