En 2010 circularon por Internet cerca de 107 billones de e-mails. De acuerdo con un estudio de la firma Forrester Research, 30% del correo laboral es “spam ocupacional” es decir envío indiscriminado de copias a destinatarios que no las requieren. En la gran mayoría de las empresas, los empleados gastan demasiado tiempo en leer y contestar correos. Todo esto contribuya a la burocracia, al estress y a una baja productividad. Se habla cada vez más de infoxicación.
En el mapa mental que veamos arriba, representamos dos vías para luchar contra este exceso: de un lado racionalizar el uso del correo electrónico a través de mejores prácticas, del otro lado apoyarse sobre diversas herramientas, sobre todo de tipo 2.0
El correo electrónico no es el problema, el problema es la manera de usarlo
No usando la opción copia, se reduce más del 10% del volumen del correo. De todas formas, es mejor no abusar del «responder a todos». También podemos mejorar nuestra manera de utilizar el asunto.
Si escribimos el asunto después de haber escrito el mensaje podemos ser más precisos y claros. Incluir 2-3 palabras clave que conforman una frase en el asunto permite al remitente priorizar el correo.
Otra buena práctica, que por cierto aplican ya varias empresas, es decretar un día sin copias cada semana. Al nivel individual, para ganar en productividad podemos impedirnos consultar el correo por bloques de 30 minutos, con el fin de avanzar con menos interrupciones en nuestras tareas.
Algunas alternativas
Nos olvidamos que a veces una llamada de teléfono o una videoconferencia a tiempo resuelve más que un cruce de correos interminable.
Las redes sociales internas como Yammer o Socialcast son espacios que favorecen conversaciones en grupos de trabajo. Permiten compartir documentos, vínculos etc.
Para trabajar en grupos y proyectos, plataformas como Google Docs, Dropbox o Box.net son realmente eficaces. Podemos acceder en la nube a nuestros documentos de trabajo y modificarlos sin tener que reenviarlos en archivos adjuntos.
Fuentes: